Las vacaciones no se improvisan
Las vacaciones son uno de los derechos laborales más conocidos y, probablemente, uno de los que menos explicación parece necesitar. Sin embargo, detrás de algo aparentemente tan sencillo aparecen cada año muchas de las mismas dudas: quién decide las fechas, qué ocurre cuando varios trabajadores quieren los mismos días, si pueden fraccionarse o qué sucede cuando una forma de organizar las vacaciones lleva años aplicándose en la empresa.
Porque las vacaciones son descanso para el trabajador, pero para la empresa también son una cuestión de organización y, precisamente por eso, no deberían improvisarse.
El Estatuto de los Trabajadores reconoce el derecho a vacaciones anuales retribuidas y establece que su duración no puede ser inferior a treinta días naturales. También dispone que el período o períodos de disfrute deben fijarse de común acuerdo entre empresa y trabajador, de conformidad con lo establecido, en su caso, en el convenio colectivo sobre planificación anual de las vacaciones.
Y este último punto es especialmente importante. Antes de responder a muchas cuestiones sobre vacaciones hay que acudir al convenio colectivo aplicable. El convenio puede mejorar la duración prevista legalmente, establecer las vacaciones en días laborables en lugar de naturales, regular su fraccionamiento, determinar períodos de disfrute, establecer turnos o sistemas rotatorios y fijar criterios para resolver las coincidencias entre trabajadores.
Por eso, dos empresas pueden encontrarse ante una misma situación y, sin embargo, tener que resolverla de forma diferente. La ley establece el marco general, pero con frecuencia es el convenio colectivo el que proporciona la respuesta concreta. Además de la ley y del convenio, también debe prestarse atención a cómo se han venido organizando las vacaciones dentro de la propia empresa.
Es frecuente encontrar empresas en las que durante años se ha permitido dividir las vacaciones de una determinada manera, se han reservado determinados meses para su disfrute o se ha seguido siempre el mismo sistema para elegir fechas. Cuando una práctica se mantiene en el tiempo, modificarla de un año para otro merece un análisis previo. Esto no significa que cualquier uso o costumbre se convierta automáticamente en un derecho adquirido. Para determinar si existe una condición más beneficiosa habrá que analizar cómo nació esa práctica, durante cuánto tiempo se ha mantenido y, especialmente, si puede apreciarse una voluntad empresarial de concederla. Pero tampoco es recomendable actuar como si los antecedentes de la empresa carecieran de importancia.
Otra de las cuestiones que genera más conflictos aparece cuando varios trabajadores solicitan las mismas fechas. No existe una regla general que establezca que siempre deba elegir primero quien tenga mayor antigüedad, quien tenga hijos o quien haya presentado antes su solicitud. Habrá que comprobar nuevamente el convenio colectivo y los criterios que puedan existir en la empresa. Precisamente por eso resulta útil disponer de unas reglas conocidas y previsibles. Un sistema de rotación, por ejemplo, puede evitar que las mismas personas tengan siempre preferencia sobre los períodos más solicitados y reducir considerablemente los conflictos.
La planificación también exige hacerlo con suficiente antelación. El trabajador debe conocer las fechas que le corresponden, como mínimo, dos meses antes del comienzo de su disfrute. No se trata únicamente de una exigencia legal, pues esa antelación permite al trabajador organizar su descanso y a la empresa prever ausencias, distribuir cargas de trabajo y, cuando sea necesario, organizar sustituciones.
También conviene recordar que las vacaciones tienen como finalidad garantizar un descanso efectivo y, como regla general, no pueden sustituirse por una compensación económica mientras continúa la relación laboral. La situación cambia cuando finaliza el contrato y quedan vacaciones devengadas pendientes de disfrutar, que deberán incluirse entonces en la correspondiente liquidación. Pueden aparecer además situaciones imprevistas. Una incapacidad temporal puede coincidir con unas vacaciones ya fijadas y permitir, en los términos establecidos legalmente, que esos días se disfruten posteriormente. Existen igualmente reglas específicas cuando la coincidencia se produce con determinadas situaciones relacionadas con el nacimiento, embarazo o conciliación.
Por todo ello, una buena gestión de las vacaciones debería comenzar bastante antes de que llegue el verano. Revisar el convenio colectivo, conocer las necesidades organizativas, establecer criterios claros, tener en cuenta cómo se ha actuado anteriormente y comunicar las fechas con suficiente antelación evita muchos problemas posteriores.
No hace falta una gran estructura ni una política especialmente compleja. Muchas veces basta con que empresa y trabajadores conozcan de antemano cómo funciona el sistema y qué criterios se utilizarán cuando las preferencias no puedan coincidir. La ley establece el punto de partida, el convenio puede completar sus reglas y la realidad de cada empresa también debe ser tenida en cuenta. Porque cuando llega el momento de descansar, lo mejor es que las vacaciones ya estén organizadas.